Kan man förlänga anbudstiden pga semester utan att behöva förlänga frågor- och svarsfunktionen?
Publicerad 16 juni 2023
En upphandling är annonserad med laglig tid - 30 dagar för inlämnande. Anbudsgivare önskar få förlängd anbudstid pga semesterperiod. Kan upphandlande myndighet förlänga anbudstiden med t.ex 30 dagar, men ange att ursprunglig för frågor och svar fortfarande gäller dvs inga ytterligare frågor kan ställas under den önskade förlängda anbudstiden? Anbudsgivaren får på så sätt t.ex 30 dagar extra tid på sig att skicka in sina handlingar men inga förtydliganden via frågor och svar kommer att ges under den förlängda anbudstiden.
Monica GUnnarsson
Publicerad 16 juni 2023
Hej Monica,
Även om tidsfristen för anbudsinlämning har förlängts utöver den lagstadgade tidsfristen så har den upphandlande organisationen fortfarande en skyldighet att lämna kompletterande upplysningar senast sex dagar före anbudstidens utgång under förutsättning att begäran om upplysningar har skett i god tid. Det framgår varken av lagen om offentlig upphandling (LOU) eller dess förarbeten vad som anses vara ”i god tid” och det är alltså i första hand upp till den upphandlande organisationen att avgöra hur lång denna tidsfrist ska vara. Av förarbetena ges dock ett räkneexempel på när frågor- och svarsfunktionen stänger tio dagar före sista anbudsdag vilket, enligt förarbetena, ger den upphandlande organisationen fyra dagar på sig att ta fram svar och ändå kunna lämna de kompletterande upplysningar senast sex dagar före anbudstidens utgång.
Trots att tidsfristen om 10 dagar, som anges i förarbetena, enbart är ett exempel så kan en viss vägledning möjligtvis tas för vad som kan anses vara en skälig tidsfrist för att en begäran om kompletterande upplysningar ska anses ha begärts i god tid.
Påtalandeskyldigheten kan påverka när frågor och svar kan stängas
Eftersom det inte finns någon angiven tidsfrist för när kompletterande upplysningar senast ska ha inkommit till den upphandlande organisationen för att anses ha kommit in i god tid är det alltså upp till den upphandlande organisationen att i första hand besluta när frågor- och svarsfunktionen ska stängas. Utifrån HFD 2022 ref. 4 I och II har leverantörerna dock numera en skyldighet att begränsa sin skada eller risk för skada genom att under annonseringstiden påtala oklarheter i upphandlingsdokumenten.
Att stänga frågor- och svarsfunktionen lång tid innan sista anbudsdag skulle kunna påverka leverantörernas möjlighet att begränsa sin skada och även helt stänga ute möjligheten för leverantörer som hämtar hem upphandlingsdokumenten efter detta datum att begära kompletterande upplysningar om de upptäcker oklarheter i någon av dokumenten.
En konsekvens av en sådan begränsning kan vara att en domstol bedömer att leverantören har gjort det som krävs för att begränsa sin skada med hänvisning till att leverantören inte har haft möjlighet att påtala eventuella otydligheter.
Sammanfattningsvis
Sammanfattningsvis finns det ingen uttrycklig tidsgräns för hur lång tid innan sista anbudsdag som frågor- och svarsfunktionen får stängas. Om den upphandlande organisationen väljer att stänga funktionen lång tid innan sista anbudsdag innebär det dock en begränsning av leverantörernas möjlighet att, under annonseringstiden, påtala otydligheter i upphandlingsdokumenten och därmed begränsa sin skada eller risk för skada, vilket kan få betydelse i en överprövningsprocess.
Avslutningsvis kan nämnas att den upphandlande organisationens kompletterande upplysningar om upphandlingsdokumenten kan öka möjligheten att få in giltiga och konkurrenskraftiga anbud då samtliga leverantörer ges förutsättningar att tolka informationen på samma sätt. Det kan även minska risken för överprövningar med hänvisning till att upphandlingsdokumenten brister i transparens.
Läs mer
Läs mer om när frågor och svar får stängas i inlägget Hur många dagar innan sista anbudsdag får frågor och svar stänga? i vår Frågeportal. I inlägget Måste vi besvara en fråga som kommer in efter det att sista dagen för frågor och svar har passerat? kan du läsa om fördelarna med att besvara en fråga som handlar om brister i upphandlingsdokumenten.
Vänliga hälsningar,
Även om tidsfristen för anbudsinlämning har förlängts utöver den lagstadgade tidsfristen så har den upphandlande organisationen fortfarande en skyldighet att lämna kompletterande upplysningar senast sex dagar före anbudstidens utgång under förutsättning att begäran om upplysningar har skett i god tid. Det framgår varken av lagen om offentlig upphandling (LOU) eller dess förarbeten vad som anses vara ”i god tid” och det är alltså i första hand upp till den upphandlande organisationen att avgöra hur lång denna tidsfrist ska vara. Av förarbetena ges dock ett räkneexempel på när frågor- och svarsfunktionen stänger tio dagar före sista anbudsdag vilket, enligt förarbetena, ger den upphandlande organisationen fyra dagar på sig att ta fram svar och ändå kunna lämna de kompletterande upplysningar senast sex dagar före anbudstidens utgång.
Trots att tidsfristen om 10 dagar, som anges i förarbetena, enbart är ett exempel så kan en viss vägledning möjligtvis tas för vad som kan anses vara en skälig tidsfrist för att en begäran om kompletterande upplysningar ska anses ha begärts i god tid.
Påtalandeskyldigheten kan påverka när frågor och svar kan stängas
Eftersom det inte finns någon angiven tidsfrist för när kompletterande upplysningar senast ska ha inkommit till den upphandlande organisationen för att anses ha kommit in i god tid är det alltså upp till den upphandlande organisationen att i första hand besluta när frågor- och svarsfunktionen ska stängas. Utifrån HFD 2022 ref. 4 I och II har leverantörerna dock numera en skyldighet att begränsa sin skada eller risk för skada genom att under annonseringstiden påtala oklarheter i upphandlingsdokumenten.
Att stänga frågor- och svarsfunktionen lång tid innan sista anbudsdag skulle kunna påverka leverantörernas möjlighet att begränsa sin skada och även helt stänga ute möjligheten för leverantörer som hämtar hem upphandlingsdokumenten efter detta datum att begära kompletterande upplysningar om de upptäcker oklarheter i någon av dokumenten.
En konsekvens av en sådan begränsning kan vara att en domstol bedömer att leverantören har gjort det som krävs för att begränsa sin skada med hänvisning till att leverantören inte har haft möjlighet att påtala eventuella otydligheter.
Sammanfattningsvis
Sammanfattningsvis finns det ingen uttrycklig tidsgräns för hur lång tid innan sista anbudsdag som frågor- och svarsfunktionen får stängas. Om den upphandlande organisationen väljer att stänga funktionen lång tid innan sista anbudsdag innebär det dock en begränsning av leverantörernas möjlighet att, under annonseringstiden, påtala otydligheter i upphandlingsdokumenten och därmed begränsa sin skada eller risk för skada, vilket kan få betydelse i en överprövningsprocess.
Avslutningsvis kan nämnas att den upphandlande organisationens kompletterande upplysningar om upphandlingsdokumenten kan öka möjligheten att få in giltiga och konkurrenskraftiga anbud då samtliga leverantörer ges förutsättningar att tolka informationen på samma sätt. Det kan även minska risken för överprövningar med hänvisning till att upphandlingsdokumenten brister i transparens.
Läs mer
Läs mer om när frågor och svar får stängas i inlägget Hur många dagar innan sista anbudsdag får frågor och svar stänga? i vår Frågeportal. I inlägget Måste vi besvara en fråga som kommer in efter det att sista dagen för frågor och svar har passerat? kan du läsa om fördelarna med att besvara en fråga som handlar om brister i upphandlingsdokumenten.
Vänliga hälsningar,
Victoria
Jurist
22 juni 2023
Fråga oss!
25–26 april är Frågeservice stängd på grund av verksamhetsutveckling. På grund av en stor mängd inkomna frågor har vi just nu längre svarstider i Frågeportalen.