Vad behöver jag tänka på när jag ska ha digitalt möte med medlemmarna i vår lokala förening?

Facklig tillhörighet är en extra känslig personuppgift enligt GDPR.

När vi arbetar så mycket digitalt som vi gör nu är det därför extra viktigt att tänka till avseende hur vi behandlar personuppgifterna vid just digitala möten. I synnerhet gäller detta när vi arbetar i konferensverktyg som har servrarna placerade utanför EU, däribland Teams, vars servar ligger i USA.

På Teams, jämfört med till exempel Zoom, får deltagarna inte själva välja namn när de loggar in utan det sker automatiskt. När den digitala plattformen har sina servrar i exempelvis USA, får det som effekt att deltagarnas namn och kommentarer i chattfunktionen kommer att lagras utanför EU. Som facklig mötesarrangör är det därför mycket viktigt att informera om detta i inbjudan till mötet. 

Skriv följande i inbjudan:
Genom att anmäla dig till mötet samtycker du till att vi behandlar dina personuppgifter (namn och mejl) så att dessa blir synliga för andra deltagare och att uppgifterna kan komma att överföras till USA, dvs utanför EU.
Inbjudan till fackliga möten; medlemsmöte/årsmöte, skickas enbart till medlemmar i den fackliga organisationen och inbjudan i sig innehåller därför information om facklig tillhörighet. 
  • Därför är viktigt att inte skicka själva mötesinbjudan via Teams eftersom den informationen då lagras utanför EU.
  • Samtycke till sådan lagring måste inhämtas innan den sker.
Inbjudningar till årsmöten/medlemsmöten via TEAMS görs istället på följande vis:
  • Skicka inbjudan per mail till samtliga medlemmar med information om dag, tid och de handlingar som ska med. 
    • Det går bra med kalenderinbjudan, men ska alltså inte vara via Teams eller innehålla länk till Teams eller annan digital mötesplattform.
  • Inkludera ovanstående text om samtycke i inbjudan.
  • Observera att mottagarna (medlemmarna) ska vara på hemlig kopia, så att de inte ser varandras namn.
  • Medlemmarna tackar per e-post (eller i kalenderverktyget) Ja till mötet.
  • Därefter skickas länk till teamsmötet ut till de som har anmält att de kommer.
Under mötet är det också viktigt att komma ihåg att om ni ska titta på ett dokument tillsammans, så bör detta göras genom att ”dela skärm” istället för att dokumenten lagras på TEAMS. Det här gäller naturligtvis inte helt ofarliga uppgifter som exempelvis en neutral dagordning eller liknande.

Låt inte detta avskräcka er från att ordna medlemsmöten via digitala plattformar!
Hör av er till DIK om ni vill ha mer tips om digitala medlemsmöten.
DIK (Uppdaterad ) Rapportera olämpligt innehåll

Kommentera eller skriv ett nytt inlägg

Ditt namn och inlägg kan ses av alla. Din e-post visas aldrig publikt.